File on time, with the right documents and the right category.
From adoption date to ultimate filing date, correct size category and filing memo. No late-filing fine, no presumption of mismanagement under art. 2:248(2) DCC.
From adoption date to KvK attachment.
The wizard computes hard and soft deadlines and drafts the filing memo so your accountant or director can submit immediately.
Compute the deadlines
Drafting term (5 months, extendable to 10), adoption (within 2 months), filing (within 8 days of adoption, max 12 months after balance sheet date).
See the wizardValidate the hard 12-month limit
The deterministic validator blocks the resolution if ultimate filing date > balance sheet date + 12 months, art. 2:394(3) DCC.
Try the packGenerate the filing memo
Memo with size category, documents to file and deadline, traceable to the shareholders' resolution via a sequential document number.
Sign upWhy a missed deadline is not a formality.
Late filing triggers a presumption of mismanagement under art. 2:248(2) DCC. A generic AI does not compute terms and does not warn.
| Criterium | Generieke AI | Caproom Docs |
|---|---|---|
| Distinguishes drafting term vs filing term | Verwart opmaaktermijn (5 mnd, verlengbaar met 5) met deponeringstermijn (8 dagen na vaststelling, max 12 mnd). | Wizard houdt opmaak en deponering strikt gescheiden; berekent beide deadlines. |
| Hard 12-month limit (art. 2:394(3) DCC) | Geeft geen waarschuwing bij overschrijding van de 12-maands harde deadline. | Validator blokt het besluit als deponeringsdatum > balansdatum + 12 maanden. |
| Correct size category and the associated publication form | Negeert de groottecategorie, terwijl die de te deponeren stukken bepaalt. | Groottecategorie (micro/klein/middelgroot/groot) is verplicht en stuurt de publicatievorm aan. |
| Presumption of mismanagement on late filing | Mist het verband tussen te laat deponeren en bestuurdersaansprakelijkheid (art. 2:248 lid 2 BW). | Disclaimer-paragraaf benoemt het wettelijk bewijsvermoeden bij niet/te laat deponeren. |
| Sequential document number on both resolution and memo | Genereert losse tekst zonder herleidbaar documentnummer voor de KvK-bijlage. | Doorlopend documentnummer (2026-BV-001) op het besluit én op de deponeringsmemo. |
| 7-year audit trail for KvK audits | Geen audit-spoor, bij KvK-controle moet je alles handmatig kunnen reproduceren. | Input-snapshot + render-hash + activity-log 7 jaar bewaard, één klik exporteerbaar. |
Welk recht ligt hieronder?
Na vaststelling door de AvA moet de jaarrekening binnen acht dagen worden gedeponeerd bij het Handelsregister (art. 2:394 lid 1 BW). De uiterste deponeringstermijn (ongeacht of vaststelling tijdig plaatsvond) is twaalf maanden na afloop van het boekjaar (lid 3). Te late deponering is een economisch delict en kan bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement triggeren (art. 2:248 lid 2 BW).
Deponering verloopt sinds 2017 verplicht digitaal via SBR (Standard Business Reporting) voor middelgrote en grote BV's; micro en klein deponeren via het KvK-portaal of via een fiscale dienstverlener. Caproom Docs genereert het publicatie-besluit en bewaart het deponeringsbewijs (KvK-stempel + datum) in de audit-bucket zodat je bij latere controle in één klik de tijdigheid kunt aantonen.
Q&A: Jaarrekening deponeren bij KvK
Wat is de uiterste deponeringstermijn?
Acht dagen na vaststelling, maar uiterlijk twaalf maanden na boekjaareinde (art. 2:394 lid 1 en 3 BW). Wordt de jaarrekening niet binnen vijf maanden na boekjaareinde vastgesteld (of tien bij verlenging), dan moet het bestuur de niet-vastgestelde jaarrekening alsnog binnen die twaalf maanden deponeren, met aantekening dat vaststelling ontbreekt.
Wat als ik te laat deponeer?
Drie gevolgen: (1) economisch delict, boete oplopend tot €23.250 (Wet economische delicten); (2) bij faillissement binnen drie jaar wordt onbehoorlijk bestuur vermoed (art. 2:248 lid 2 BW), met hoofdelijke aansprakelijkheid voor het tekort; (3) derden mogen zich beroepen op de meest recente wél gedeponeerde jaarrekening, wat tot informatie-asymmetrie en aansprakelijkheid kan leiden.
Moet ik via SBR deponeren?
Middelgrote en grote BV's verplicht via SBR (XBRL-formaat). Micro en klein mogen via het KvK-online-portaal of via hun accountant/fiscaal dienstverlener met SBR-koppeling. PDF-deponering is sinds 2017 niet meer toegestaan voor reguliere jaarrekeningen.
Welke onderdelen moet ik deponeren?
Afhankelijk van de groottecategorie (art. 2:395 BW): micro deponeert alleen een beperkte balans; klein deponeert balans + beperkte toelichting; middelgroot/groot deponeert volledige jaarrekening, bestuursverslag en overige gegevens, met accountantsverklaring.
Kan de termijn worden verlengd?
Nee, de twaalf-maanden-buitengrens is hard en niet verlengbaar. Wél kan de AvA de opmaaktermijn met vijf maanden verlengen (art. 2:101 BW), maar de deponering moet alsnog binnen die twaalf maanden plaatsvinden.
Wie controleert de deponering?
De Kamer van Koophandel registreert tijdigheid. Bij niet-deponering kan ieder belanghebbende dit melden bij het Openbaar Ministerie of de Bureau Economische Handhaving van de KvK. Curatoren controleren standaard bij faillissement.