Adopt your annual accounts yourself: without an accountant for the paperwork.
Shareholders' resolution with adoption, profit appropriation and discharge. Deterministically checked against art. 2:9 / 2:138 / 2:248 DCC, ready for signature and filing.
From balance sheet total and result to a signed resolution with discharge.
The wizard asks only what the DCC and the Chamber of Commerce need, no empty generic AI prompts, no Word templates from 2018.
Ask for financial year, balance and result
Financial year, period, balance sheet date, total assets and result after tax. Optional: management report and auditor's statement.
See the wizardValidate profit appropriation and discharge
Additions to reserves + distribution = result (EUR 1 tolerance). Discharge always carries the art. 2:9 / 2:138 / 2:248 DCC reservation.
Try the packLock resolution, discharge and filing memo
PDF + DOCX with sequential number, eIDAS-AES signature and a filing memo with the correct deadline and size category.
Read about filingWhy a blanket discharge costs your director.
An adoption resolution touches four domains: drafting vs adoption, discharge, profit appropriation and filing. A generic AI misses at least two.
| Criterium | Generieke AI | Caproom Docs |
|---|---|---|
| Drafting (board) versus adoption (shareholders), art. 2:101 / 2:210 DCC | Verwart vaststelling met opmaak, twee verschillende handelingen onder art. 2:101 / 2:210 BW. | Aparte slots voor opmaak (bestuur) en vaststelling (AvA) met de juiste BW-citaties. |
| Anti-blanket discharge per art. 2:9 / 2:138 / 2:248 DCC | Geeft een blanco-decharge zonder 2:9/2:138/2:248 voorbehoud, onbeperkte aansprakelijkheid. | Validator blokkeert het besluit als het anti-blanco-voorbehoud ontbreekt. |
| Link from profit appropriation with distribution to art. 2:216 DCC | Vergeet de art. 2:216 BW-toets bij resultaatbestemming met uitkering. | Resultaatbestemming met uitkering verwijst expliciet naar het separate dividendbesluit. |
| Hard 12-month filing deadline (art. 2:394(3) DCC) | Negeert de 12-maands deponeringstermijn van art. 2:394 lid 3 BW. | Berekent uiterste deponeringsdatum uit balansdatum + verlenging, blokt bij overschrijding. |
| Size category (micro/small/medium/large) | Maakt geen onderscheid tussen groottecategorieën (micro/klein/middelgroot). | Groottecategorie is een verplicht wizard-veld; bepaalt de publicatievorm. |
| 7-year audit trail for tax authority and KvK audits | Geen audit-spoor, bij naheffing moet de hele administratie alsnog gereconstrueerd. | Input-snapshot + besluit + render-hash 7 jaar bewaard, herleidbaar per documentnummer. |
Welk recht ligt hieronder?
Het bestuur is verplicht binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken (art. 2:101 BW), met een eenmalige verlengingsmogelijkheid van vijf maanden door de AvA, maximaal dus tien maanden. De AvA stelt de jaarrekening vervolgens vast; het opmaak- en vaststellingstraject zijn twee aparte besluiten met eigen aansprakelijkheidsgevolgen.
Vaststelling door de AvA betekent géén automatische decharge van het bestuur, die moet als zelfstandig agendapunt op de vergadering staan (HR 10-1-1997, NJ 1997/360). Caproom Docs splitst beide besluiten in twee documenten en vraagt expliciet of de decharge wel of niet wordt verleend, zodat het verschil zichtbaar is in het audit-spoor.
Q&A: Jaarrekening opstellen + vaststellen
Wat zijn de termijnen voor opmaken en vaststellen?
Opmaken: binnen vijf maanden na boekjaareinde door het bestuur (art. 2:101 BW). De AvA kan deze termijn met maximaal vijf maanden verlengen, totaal dus tien maanden. Vaststelling door de AvA volgt binnen twee maanden na opmaak (art. 2:210 BW).
Wat is het verschil tussen micro, klein, middelgroot en groot?
BW 2 Titel 9 kent vier groottecategorieën op basis van balanstotaal, omzet en werknemers (art. 2:395a t/m 397 BW). Een micro-BV mag een sterk verkorte jaarrekening publiceren zonder toelichting; een grote BV moet een volledige jaarrekening plus accountantsverklaring deponeren. De wizard kiest automatisch het juiste model.
Is decharge automatisch?
Nee. Vaststelling van de jaarrekening leidt niet tot decharge van het bestuur, dat moet een afzonderlijk besluit zijn met decharge als expliciet agendapunt (HR 10 januari 1997). Caproom Docs vraagt bij vaststelling of decharge wel of niet wordt verleend en legt het antwoord vast in het besluit.
Wat gebeurt er bij niet-tijdig opmaken?
De jaarrekening is dan niet rechtsgeldig vastgesteld. Bij faillissement binnen drie jaar wordt onbehoorlijk bestuur vermoed (art. 2:248 lid 2 BW), wat tot hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders kan leiden. Niet-tijdige deponering levert een afzonderlijk economisch delict op (Wet op de economische delicten).
Moet een accountant de jaarrekening controleren?
Alleen middelgroot en groot (art. 2:393 BW). Micro en klein zijn vrijgesteld, maar mogen vrijwillig een samenstellings- of beoordelingsverklaring vragen. De accountantsverklaring is geen onderdeel van de jaarrekening zelf maar wordt mee-gedeponeerd.
Wat is het verschil met deponeren?
Opmaken (bestuur) en vaststellen (AvA) zijn interne stappen. Deponering bij de KvK is de externe publicatieplicht, binnen acht dagen na vaststelling (art. 2:394 BW). Voor de deponering bestaat ons aparte pakket /jaarrekening-deponeren.