One AvA pack, five scenarios, AvA or art. 2:238 BW.
Discharge, appointment or dismissal of a director, articles-amendment preparation or capital reduction. Vote-tally check, opposition period and notarial-execution wording included by default.
From cap table to signed shareholders' resolution.
The wizard switches clauses in lockstep with both the scenario and the mode of decision-making, no missing art. 2:238 BW statement, no forgotten opposition period.
Pick a scenario and a decision mode
Discharge, appointment, articles amendment, capital reduction or general. Then AvA or written resolution out of meeting (art. 2:238 BW).
See how it worksValidator checks BW, vote tally and deadlines
Vote tally = 100%, supermajority for articles amendment, art. 2:208 opposition period and art. 2:234 notarial execution are caught automatically.
Try the packSign, number and archive
Sequential per-entity number (2026-BV-NNN), SHA-256 hash on the PDF, and, for art. 2:238 BW, signatures from every entitled voter via eIDAS AES signature.
Sign upWhy a generic AI creates formal defects here.
An AvA resolution is more than prose, it is a formal legal act in which convocation, vote tally, decision mode and deadlines must be literally correct. One missing element makes the resolution challengeable.
| Criterium | Generieke AI | Caproom Docs |
|---|---|---|
| Scenario × mode (discharge/appointment/articles/cap-reduction/general × AvA/art. 2:238) | Eén generiek AvA-sjabloon zonder onderscheid tussen vergadering en besluit buiten vergadering. | Vijf scenario-branches (decharge, benoeming, statutenwijziging, kapitaalvermindering, algemeen) × twee wijzen van besluitvorming. |
| Full art. 2:238 BW prerequisites (statutory basis, all entitled voters, board/RvC consultation) | Vergeet de art. 2:238 BW-vereisten (statutaire grondslag + alle stemgerechtigden + bestuur/RvC-raadpleging). | Volledig-kapitaal verklaring automatisch ingevoegd bij schriftelijke besluitvorming; validator blokkeert zonder. |
| Notarial execution required for articles amendment (art. 2:234 BW) | Noemt art. 2:234 BW niet, gebruiker denkt dat statutenwijziging direct werkt zonder notariële passering. | Verplichte vermelding dat statutenwijziging pas werkt na notariële akte; mandaat aan notaris/bestuur opgenomen. |
| Two-month opposition period after Staatscourant notice for capital reduction (art. 2:208(6) BW) | Vergeet de twee-maanden verzetstermijn na aankondiging in de Staatscourant (art. 2:208 lid 6 BW). | Verzetstermijn + Staatscourant-aankondiging verplicht; validator blokkeert besluit zonder. |
| Vote tally = 100% + supermajority check for articles amendment and capital reduction | Optelt stemverhouding niet, kan inconsistent zijn met cap-table of bij versterkte meerderheid onvoldoende. | Stemverhouding-som = 100% gecheckt; versterkte meerderheid automatisch geflagd bij statutenwijziging en kapitaalvermindering. |
| Sequential document number and 7-year audit log | Geen doorlopend nummer, geen audit-log, controle kan niet aantonen wat wanneer is besloten. | Doorlopend nummer (2026-BV-NNN), SHA-256 hash en 7-jaar audit-log in `evidence`-bucket. |
Welk recht ligt hieronder?
De algemene vergadering (AvA) is het hoogste orgaan van een BV en beslist over alle aangelegenheden die niet aan het bestuur of een ander orgaan zijn opgedragen. Klassieke onderwerpen: statutenwijziging, benoeming en ontslag van bestuurders, vaststelling van de jaarrekening, dividendbesluit, kapitaalmutaties.
Sinds de Flex-BV (2012) kan een AvA-besluit ook schriftelijk buiten vergadering worden genomen (art. 2:238 BW) mits alle stemgerechtigden met die wijze van besluitvorming instemmen. Vergaderbesluiten vereisen een oproep op de voorgeschreven termijn, een agenda, en een notulering. Caproom Docs valideert per besluit-type of de juiste route en de juiste stemverhouding (gewone of versterkte meerderheid) is toegepast.
Q&A: Aandeelhoudersbesluit
Wat is het verschil tussen AvA en buiten vergadering?
Een AvA is een formele bijeenkomst met oproeping, agenda en notulen (art. 2:224 BW). Een besluit buiten vergadering (art. 2:238 BW) is schriftelijk en vereist dat álle stemgerechtigde aandeelhouders met de wijze van besluitvorming instemmen, bij één tegenstem moet het terug naar de vergadering.
Wat is de oproepingstermijn?
Minimaal acht dagen vóór de vergadering, gerekend exclusief de dag van oproep en exclusief de dag van de vergadering (art. 2:225 BW). De statuten kunnen een langere termijn voorschrijven. Bij niet-naleving is het besluit vernietigbaar, tenzij alle aandeelhouders aanwezig of vertegenwoordigd waren en met de besluitvorming instemden.
Wanneer is een versterkte meerderheid vereist?
Voor statutenwijziging (art. 2:231 BW), kapitaalvermindering (art. 2:208 BW), fusie/splitsing en ontbinding. De wettelijke ondergrens is 2/3 van de uitgebrachte stemmen vertegenwoordigend meer dan de helft van het geplaatste kapitaal; statuten kunnen strengere drempels stellen.
Moet er een notulist zijn?
Voor een AvA-besluit: ja, de voorzitter en notulist tekenen de notulen, die zeven jaar bewaard moeten worden. Voor een besluit buiten vergadering: nee, het besluitstuk zelf is de notulering. Caproom Docs genereert beide varianten met de correcte ondertekenblokken.
Kan een minderheidsaandeelhouder een besluit aanvechten?
Ja, op grond van art. 2:15 BW (vernietigbaar wegens strijd met redelijkheid en billijkheid of statuten) of art. 2:14 BW (nietig wegens strijd met wet). Termijn: één jaar na het besluit. Caproom Docs documenteert tegenstemmen en bezwaartermijnen zodat het audit-spoor compleet is.
Mag een aandeelhouder zich laten vertegenwoordigen?
Ja, met een schriftelijke volmacht (art. 2:227 lid 1 BW), tenzij de statuten dit beperken tot bepaalde personen (bv. mede-aandeelhouders of de echtgenoot). De volmacht wordt aan de notulen gehecht.