Which Dutch BV documents does Caproom Docs generate?
Eight recurring document types, from dividend resolutions with distribution tests to mutual NDAs, with statutory checks and a seven-year audit archive.
Which document do you need?
Choose a document for its legal context, statutory references and frequently asked questions.
Dividends and distributions
Capital and share premium
Resolutions
Annual accounts
- art. 2:101 BW
Prepare and adopt annual accounts
Board preparation and shareholders’ adoption resolutions under Book 2 Title 9 BW, with a discharge clause.
Bekijk uitleg → - art. 2:394 BW
File annual accounts with the Chamber of Commerce
Publication resolution and SBR-compliant filing within eight days of adoption.
Bekijk uitleg →
Welk document hoort bij welke situatie?
Welke documenten heb ik als DGA elk jaar nodig?
Minimaal: een dividendbesluit met uitkeringstoets (als je uitkeert), een bestuursbesluit voor het DGA-salaris (loonsom-toets), opmaak en vaststelling van de jaarrekening, en deponering bij de KvK binnen acht dagen na vaststelling. Dat zijn de vier recurring documenten die elk jaar terugkomen.
Wat is het verschil tussen een bestuurs- en aandeelhoudersbesluit?
Het bestuursbesluit gaat over uitvoering (DGA-salaris, leningen, investeringen). Het aandeelhoudersbesluit gaat over de eigenaarsrol: statutenwijziging, benoeming bestuur, vaststelling jaarrekening, winstbestemming. Bij eenpersoons-DGA-structuren is dezelfde persoon vaak beide, maar de hoedanigheid moet helder zijn in het document.
Wanneer is een uitkeringstoets verplicht?
Bij elke uitkering uit het vermogen van de BV, dividend, inkoop eigen aandelen, kapitaalvermindering of terugbetaling van agio (art. 2:216 BW). Zonder gedocumenteerde toets is het besluit nietig en is het bestuur hoofdelijk aansprakelijk voor het tekort.
Heb ik een notaris nodig voor deze documenten?
Voor de meeste recurring documenten niet, alleen voor statutenwijziging, formele kapitaalmutaties en oprichting van een nieuwe BV. Dividendbesluiten, jaarrekening-vaststelling, agiostortingen en NDA's zijn vormvrij en kunnen onderhands worden vastgelegd.
Hoe lang moet ik deze documenten bewaren?
Zeven jaar voor fiscale doeleinden (art. 52 AWR). Voor besluiten met juridische gevolgen (statutenwijziging, kapitaalmutatie) geldt feitelijk onbeperkte bewaarplicht. Caproom Docs archiveert elk document zeven jaar in de evidence-bucket met SHA-256 hash en activity-log.
Kan ik mijn accountant mee laten kijken?
Ja, vanaf de Pro-tier kun je een read-only seat uitnodigen voor je accountant. Bij accountantskantoren met eigen workspace (Accountant Starter/Pro/Enterprise) krijgen jij als klant een gratis read-only seat in hún workspace, zodat je nooit de bestanden van andere cliënten ziet.