Een generieke AI kan een tekst schrijven. Wij leveren een document dat je BV daadwerkelijk kan gebruiken.
Het verschil zit niet in de tekst, maar in een sluitende juridische toetsing, strikte Europese privacy, automatische nummering en een volledig dossier voor de Belastingdienst.
Waar een generieke AI tekortschiet voor een Nederlands BV-document
Een generieke AI kan een prima concepttekst schrijven. Maar voor een rechtsgeldig besluit van uw BV ontbreken de essentiële waarborgen. Dit zijn de acht belangrijkste verschillen.
| Criterium | Generieke AI | Caproom Docs |
|---|---|---|
| Wettelijke uitkeringstoets (art. 2:216 BW) | Past de wettelijke toets vaak onjuist of onvolledig toe en maakt afrondingsfouten bij grotere bedragen. | Balans- en liquiditeitstest tot op de eurocent nauwkeurig. Faalt de toets, dan wordt het besluit niet opgesteld. |
| Wetsverwijzingen die kloppen | Verzint wetsartikelen, haalt wetboeken door elkaar of verwijst naar verouderde wetgeving. | Vaste clausules met gecontroleerde wetsverwijzingen, opgesteld en beoordeeld door een Nederlandse jurist. |
| Privacy en geen training op uw data | Verwerking standaard in de VS; uw bedrijfsgegevens kunnen worden gebruikt om AI-modellen te trainen. | Mistral (Parijs) zonder dat uw data wordt gebruikt voor trainingsdoeleinden. Geen US-verwerkers voor de AI. |
| Doorlopende nummering en echtheidskenmerk | Geen documentnummer en geen controle op wijzigingen; losse chats zijn achteraf niet te ordenen of te bewijzen. | Automatisch volgnummer per BV (bijv. 2026-BV-001) en een unieke controlecode in de voettekst die laat zien dat het document niet is gewijzigd. |
| 7 jaar bewaren en bewijsdossier | Een chatgeschiedenis is geen dossier en verdwijnt bij een accountwissel of opzegging. | Een archief dat niet achteraf kan worden aangepast of verwijderd, afgestemd op de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. |
| Tegenstrijdig belang bestuurder (art. 2:239 lid 6 BW) | Vergeet de regeling voor tegenstrijdig belang, waardoor een besluit later aantastbaar kan zijn. | Wordt automatisch meegenomen bij onder meer DGA-salaris en leningen aan of van de DGA. |
| Digitaal ondertekenen | Geen ondertekening; u moet zelf printen of een apart ondertekenprogramma regelen. | Geavanceerde elektronische handtekening (eIDAS) ingebouwd. Mede-ondertekenaars tekenen via een beveiligde link, zonder account. |
| Nette PDF en Word in uw huisstijl | Platte tekst zonder logo, opmaak of voettekst. | Kant-en-klare PDF, en Word vanaf Pro, met uw logo, huisstijl en het documentnummer in de voettekst. |
Wat we vaak horen
De zes vragen die in elk verkoopgesprek voorbijkomen.
Kan ik niet gewoon een generiek AI-abonnement nemen voor EUR 20/maand?
Zeker, voor de tekst. Maar dan mis je de §2:216 BW-validator, het doorlopend documentnummer, de 7-jaar audit-log en de eIDAS-handtekeningflow. Als je BV ooit gecontroleerd wordt door de Belastingdienst of betrokken raakt bij een geschil, is de chatgeschiedenis geen bewijs, de Caproom Docs evidence-bucket wel.
Mijn accountant doet dit toch al voor mij?
Voor een jaarrekening en dividendbesluit reken jij accountant rustig EUR 1.500-2.500, terecht, gegeven de aansprakelijkheid. Caproom Docs neemt de standaard-besluiten (dividend, agio, jaarrekening-vaststelling, NDA, bestuursbesluit) over voor EUR 79/mnd; je accountant houdt het complexe werk (fiscale aangiftes, advisering, controleplicht).
Wat als de AI iets fout schrijft?
De AI helpt alleen met tekst, niet met de berekeningen. De uitkeringstoets, de wetsverwijzingen en de samenhang van het besluit worden daarna met vaste regels gecontroleerd. Klopt er iets niet, dan kan het besluit niet worden ondertekend. Alle standaardclausules zijn beoordeeld door een Nederlandse jurist.
Wat als ik later iets wil aanpassen aan het document?
Open het document in de browser en pas de vrije tekstdelen direct aan. Vaste onderdelen, zoals de wettelijke clausules, de uitkomst van de toets, de handtekeningblokken en het documentnummer, zijn vergrendeld. Voor verdere aanpassingen kunt u vanaf Pro een Word-bestand downloaden.
Is mijn data veilig?
Ja. Uw gegevens staan in een datacenter in Frankfurt. De AI draait bij Mistral in Parijs, zonder dat uw data wordt bewaard of gebruikt voor training. E-mail loopt via Lettermint in de EU. Het volledige overzicht van dienstverleners en de verwerkersovereenkomst vindt u in ons privacybeleid.
Kan mijn tegenpartij ook tekenen zonder account?
Ja, via een beveiligde link die één keer werkt en na 14 dagen verloopt. De ander tekent gewoon in de browser; wij leggen tijdstip en technische kenmerken vast als bewijs van de handtekening. Handig voor geheimhoudingsverklaringen en besluiten met meerdere ondertekenaars.