Besluitvorming
Besluitvorming buiten vergadering: de voorwaarden van art. 2:238 BW
De meeste BV-besluiten worden niet in een vergadering genomen maar op papier. Dat is toegestaan, maar art. 2:238 BW stelt eisen die in de praktijk regelmatig worden overgeslagen - met nietige of vernietigbare besluiten als resultaat.
Voorwaarde 1: geen certificaathouders of andere vergadergerechtigden
Besluitvorming buiten vergadering is alleen mogelijk als de statuten dat niet uitsluiten en als er geen anderen zijn met vergaderrecht - denk aan certificaathouders met vergaderrecht, vruchtgebruikers of pandhouders met stemrecht. Wie hen overslaat, riskeert een vernietigbaar besluit.
Voorwaarde 2: alle stemgerechtigden stemmen in met de wijze van besluitvorming
Het besluit zelf hoeft niet unaniem te zijn, maar de instemming met besluitvorming buiten vergadering wel. Bij een BV met een minderheidsaandeelhouder betekent dat: ook die aandeelhouder moet meetekenen of aantoonbaar akkoord zijn met deze route, ook als hij tegen het onderwerp stemt.
Elektronische instemming volstaat, mits de statuten dat toelaten en de identiteit vaststaat.
Voorwaarde 3: het bestuur en eventuele commissarissen krijgen adviesgelegenheid
De bestuurders en commissarissen hebben een raadgevende stem. Bij besluitvorming buiten vergadering betekent dat: zij moeten in de gelegenheid zijn gesteld advies uit te brengen voordat het besluit wordt genomen. Bij een eenpersoons-BV waar de DGA zowel bestuurder als enig aandeelhouder is, is dat een formaliteit - maar het hoort wel in de tekst te staan.
Wat er in het schriftelijke besluit hoort
Een bruikbaar besluit buiten vergadering bevat in ieder geval de volgende elementen. Zonder deze onderdelen is achteraf niet vast te stellen of aan art. 2:238 BW is voldaan.
- Naam, statutaire zetel en KvK-nummer van de vennootschap.
- Vaststelling dat alle stemgerechtigden instemmen met besluitvorming buiten vergadering.
- Vaststelling dat er geen andere vergadergerechtigden zijn.
- Vaststelling dat het bestuur in de gelegenheid is gesteld advies uit te brengen.
- De besluiten zelf, genummerd en in de gebiedende wijs geformuleerd.
- Datum, plaats en ondertekening door de stemgerechtigden.
Decharge is geen automatisme
Vaststelling van de jaarrekening houdt sinds 2004 geen decharge meer in. Wil je het bestuur kwijting verlenen, dan is dat een apart agendapunt en een apart besluit. Bovendien strekt decharge zich alleen uit tot wat uit de jaarrekening en de verstrekte informatie blijkt - niet tot wat is verzwegen.
Het bijbehorende document
Aandeelhoudersbesluit , AvA-besluit of schriftelijk besluit buiten vergadering, met validatie van stemverhoudingen en oproepingstermijn.
Bekijk Aandeelhoudersbesluit
Begrippen in dit artikel
Dit artikel is algemene informatie op basis van Nederlands recht en geen juridisch advies. Toepassing hangt af van de statuten en de feitelijke situatie van uw vennootschap.